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TeamDrive: Dropbox für Unternehmen

Viele (deutsche) Unternehmen scheuen die Nutzung von Dropbox aus sicherheits- und datenschutzrechtlichen Bedenken. Dennoch besteht das Interesse, von überall aus auf die Unternehmensdaten zugreifen zu können und verteilt zu kollaborieren.

Wer Dropbox meiden möchte, für den kann TeamDrive aus Hamburg eine mögliche Lösung bieten. TeamDrive stellt einen Cloud Storage inkl. Kollaborations- und Synchronisationsfunktionen bereit, der sich neben privaten Nutzern verstärkt auf Unternehmen konzentriert. Das zeigen die Funktionen rund um den Service.

Teamdrive ist Dropbox für Unternehmen

Synchronisation über mehrere Betriebssysteme

Wie andere moderne Cloud Storage Angebote ermöglicht auch TeamDrive die Synchronisation aller Daten über mehrere Betriebssysteme hinweg, darunter Windows, Mac und Linux. Das bedeutet, dass das Hinzufügen einer Datei oder das Ändern an einer Datei automatisch mit allen Betriebssystemen abgeglichen wird, die den TeamDrive Verbund angehören. Mobile Clients für Android und iPhone/ iPad haben die finalen Tests durchlaufen und warten auf die Freigabe im Apple App Store. Diese wird für den März erwartet.

TeamDrive synchronisiert zwischen mehreren Betriebssystemen

Kollaboration und Rechteverwaltung

Der eigentliche Benefit von TeamDrive gegenüber Dropbox besteht allerdings beim Thema Zusammenarbeit und hier in Punkto Rechteverwaltung. Selbstverständlich bietet Dropbox die Möglichkeit Daten via Freigaben zu teilen. Aber diese Funktion ist wahrlich nicht geeignet für die Nutzung im Unternehmen.

So ermöglicht TeamDrive bspw. das Erstellen von Arbeitsgruppen. Dabei stellt ein zu sychronisierender Ordner eine einzelne Arbeitsgruppe dar. Das Einladen bzw. Hinzufügen weiterer Gruppenmitglieder funktioniert, wie von Dropbox bekannt, per E-Mail Adresse. Bei der Rechteverwaltung unterscheidet TeamDrive dann zwischen vier Status, die einem Gruppenmitglied zugeordnet werden können. Download only, bedeutet, dass ein Gruppenmitglied Daten lediglich herunterladen aber nicht hochladen darf. Read/Write ermöglicht dem Mitglied das vollständige Bearbeiten von Dateien. Als Superuser darf ein Benutzer Dateien bearbeiten und weitere Gruppenmitglieder einladen sowie als Administrator Gruppenmitglieder und Dateien vollständig vom Server löschen.

Neben der Rechteverwaltung verfügt TeamDrive zudem über eine Versionsverwaltung, mit der Änderungen an Dokumenten und Dateien von anderen Gruppenmitgliedern nachvollzogen werden können. Zudem kann auf ältere Versionsstände der Dokumente zugegriffen werden.

TeamDrive verfügt über eine integrierte Versionsverwaltung

Sicherheit, Verschlüsselung und Datenschutzgütesiegel des ULD

TeamDrive verschlüsselt die Daten vor der Übertragung vom lokalen Rechner zum Server mit dem AES-256 Algorithmus. Zudem wird für jeden Ordner ein eigener AES-256 symmetrischer Schlüssel erzeugt.

Darüber hinaus wurde TeamDrive vom Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), u.a. bekannt durch Thilo Weichert, überprüft und mit dem Datenschutzgütesiegel ausgezeichnet. Im Rahmen der Rezertifizierung 2011 und der Nutzung der Amazon Cloud hat das ULD folgende Aussage getroffen:

TeamDrive hat alle möglichen Maßnahmen aus technischer und vertraglicher Sicht getroffen um personenbezogene Daten gegen unberechtigten Zugriff zu schützen. Aufgrund der besonderen rechtlichen Situation bei der Nutzung des Internets und der Amazon-Cloud kann zurzeit aber nicht ausgeschlossen werden, dass US-Sicherheitsbehörden theoretisch Zugriff auf personenbezogene Daten zur Laufzeit des Systems erhalten könnten. Dies betrifft jedoch allenfalls Ihre Anmeldedaten wie Nutzername und Email-Adresse.

Speicherorte

TeamDrive kann in zwei unterschiedlichen Varianten genutzt werden. Die Erste besteht in der typischen Nutzung als Cloud Storage Service via TeamDrive Cloud, wo die Daten auf den Servern (Amazon S3) von TeamDrive gespeichert werden.

Die zweite Variante ist der Einsatz eines TeamDrive Servers im eigenen Rechenzentrum. Dazu steht zum einen der TeamDrive Personal Server, für kleine Unternehmen sowie der TeamDrive Enterprise Server für Großunternehmen bereit.

Kosten

TeamDrive bietet drei unterschiedliche Angebote: TeamDrive Free (kostenlos), TeamDrive Personal (29,99 EUR pro Jahr) und TeamDrive Professional (5,99 EUR pro Monat bzw. 59,99 EUR pro Jahr). Bei allen sind standardmäßig 2 GB kostenloser Speicherplatz beinhaltet. Wer mehr haben möchte muss zusätzlich zahlen.

So kostet eine Speicherplatzerweiterung um

  • 10 GB = 5,99 EUR pro Monat bzw. 59,99 EUR pro Jahr
  • 25 GB = 14,95 EUR pro Monat bzw. 149,50 EUR pro Jahr
  • 50 GB = 29,90 EUR pro Monat bzw. 299,00 EUR pro Jahr

Fazit

Ein Blick auf die Funktionen zeigt, dass TeamDrive für den Unternehmenseinsatz gedacht ist. Neben den typischen Dropbox Funktionen beinhaltet der Dienst zudem Möglichkeiten zur Versionskontrolle und vor allem der Rechteverwaltung, die für Unternehmen unerlässlich sind. Zudem wurde TeamDrive mit dem Datenschutzgütesiegel des ULD ausgezeichnet, dass derzeit die größte Aussagekraft von allen auf dem Markt befindlichen Gütesiegeln in Bezug auf den Datenschutz hat.

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News

CloudSafe wird in Zukunft Firmenkonten anbieten

Wie der deutsche Cloud Storage Anbieter CloudSafe heute via Newsletter informiert, sollen in Kürze auch Konten für Unternehmen verfügbar sein.

Mit den neuen Konten können Mitarbeiter nun zentral alle Premium Funktionen zugänglich gemacht werden. Die Nutzung beliebig vieler Safes gehört genauso dazu wie beliebig viele Freigaben und Gruppen-Funktionen zu verwenden. Darüber hinaus können Nutzer schnell und einfach zu einem Firmenkonto hinzugefügt und verwaltet werden.

Alle Nutzer einer Firma teilen sich flexibel den gemieteten Speicherplatz. Somit besteht innerhalb der Firma keine Begrenzungen mehr. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, weiteren Speicherplatz zu buchen, wenn dieser benötigt wird.

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News

Dropbox bietet nun eine Lösung für Unternehmen

Dropbox hat mit seiner neuen Lösung „Dropbox for Teams“ seine Infrastruktur nun auch für kleine und mittelständische Unternehmen geöffnet.

Mit „Dropbox for Teams“ erhalten Unternehmen die Möglichkeit mit 5 Benutzern 1 TB Speicherplatz für 795 Dollar pro Jahr zu nutzen. Jeder weitere Benutzer kostet 125 Dollar zusätzlich, wodurch der zu nutzende Speicherplatz mit 200 Gigabyte vergrößert wird.

Nachdem Dropbox erkannt hat, dass über 1 Millionen Unternehmen die Lösung nutzen, haben sie sich entschlossen nun eine Unternehmenslösung anzubieten, so Sujay Jaswa Vize Präsident Business Development bei Dropbox.

Um ihren Kunden ein Upgrade auf „Dropbox for Teams“ schmackhaft zu machen, bietet Dropbox dazu weitere Dienstleistungen wie eine zentralisierte Abrechnung und Telefon-Support.

Dropbox hat 45 Millionen Nutzer und konkurriert im Cloud-Storage Bereich mit Unternehmen wie Google Docs, Apple icloud und Box.net.

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Management

Cloud Computing ist ein Transformationsprozess der Unternehmens-IT

Für Unternehmen kann es durchaus attraktiv werden, in Zukunft selbst als Cloud (Service) Provider aufzutreten. Genau dann, wenn sie sich im Laufe der Evaluation doch für den Einsatz einer Private Cloud im eigenen Rechenzentrum entschieden haben. Wir erinnern uns: Eine Private Cloud bedarf Unmengen an physikalischen Ressourcen um den Wunsch nach Flexibilität und quasi unendlichen virtuellen Ressourcen zu befriedigen. Heißt im Umkehrschluß daher für Private Cloud freundliche Unternehmen: Investieren, das eigene Rechenzentrum umbauen und cloudfähig zu machen. Der dabei entstehende „Überschuss“ an Ressourcen kann bspw. anderen Unternehmen angeboten werden. Aber auch ohne die eigene Private Cloud ist der Weg zum Cloud Service Provider ohne weiteres möglich. Speziell dann, wenn das Unternehmen aus dem Bereich der klassischen Anwendungsentwicklung kommt und nun auf SaaS als Vertriebsmodell setzt. Hier reicht z.B. die Nutzung einer Public Cloud, um auf dieser Infrastruktur die eigenen Services auszuliefern.

Soll es allerdings dazu kommen, müssen jedoch zunächst viele Veränderungen innerhalb der IT-Infrastruktur aber auch strukturelle Änderungen in der Organisation und in den Köpfen der Beteiligten stattfinden. Das fängt bereits damit an, dass ein Unternehmen, das Cloud Services anbieten möchte, selbst Cloud Computing nutzen muss. Nicht nur um die Glaubwürdigkeit zu unterstreichen, sondern ebenfalls, um die notwendige Expertise mit dem Umgang von Cloud Computing zu erlernen und aufzubauen.

Um den Transformationsprozess zu starten benötigt es natürlich keine Private Cloud, im Gegenteil. Aber auf jedenfall detaillierte Analysen und das Verständnis für den bisherigen Einsatz der IT im Unternehmen und das Identifizieren möglicher Ansätze die Aufzeigen, wie Cloud Computing hier gezielt eingesetzt werden kann. Erst dann kann eine Entscheidung für oder gegen Cloud Computing getroffen werden.

Unternehmen, deren Geschäftsmodell in erster Linie darin besteht Softwareapplikationen nach Bedarf zu entwickeln und ggf. die Daten für die Kunden zu hosten, bietet Cloud Computing ein enormes Potential und hat einen entscheidenen Einfluss auf die IT, den Softwareentwicklungsprozess sowie die interne Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams und in Richtung der Fachabteilungen.

Ein Fallbeispiel

Um die im letzten Abschnitt genannte Situation zu vertiefen, werde ich im Folgenden ein reales Szenario aus der Praxis (anonym) beschreiben und hierfür einen möglichen Ansatz für den Einsatz von Cloud Computing aufzeigen.

Das Unternehmen entwickelt auf Basis von Projektgeschäften Java Anwendungen, wobei die Kundenanzahl pro Projekt und Geschäftsfeld variiert. So existieren Projekte mit maximal einem Kunden und Projekte mit mehr als 10. Dieses Beispiel beschreibt ein Projekt mit ca. 12 Kunden, wobei die Kunden alle dieselben Anforderungen an die Software besitzen und daher alle mit ein und derselben Anwendung arbeiten können. Die größte Herausforderung besteht, abgesehen von der fachlichen Komplexität, in der sorgfältigen Trennung der Daten der jeweiligen Kunden.

Die Daten aller Kunden sind auf den Servern des Unternehmens gespeichert und werden mittels Java Clients abgerufen. Bei den Client Anwendungen handelt es sich um Swing GUIs, die für die Ansicht und die Eingabe der Daten dienen. Parallel wurde auf Wunsch der Kunden im Laufe der Zeit eine Web Anwendung entwickelt, die lediglich für den Lesezugriff genutzt werden darf. Die Grundlage der Web Anwendung ist eine Art Swing Übersetzer, um den Code der Swing GUI auch im Web auf eine einfache Weise weiterzuverwenden.

Probleme

Die aktuellen Probleme bestehen zunächst in der Trennung der Projektrepositories zwischen der Fachabteilung und dem Entwicklungsteam. Die Fachabteilung verwaltet die Business Cases auf Basis eines Microsoft SharePoint. Das Entwicklungsteam nutzt das Open Source Versionsverwaltungssystem Subversion. Im ersten Moment klingt das nicht nach einem Problem. Die Fachabteilung speichert und überarbeitet die Business Cases auf ihrem SharePoint. Das Entwicklungsteam kopiert die fertigen Business Cases anschließend manuell in das eigene Subversion Repository. Das hört sich im ersten Moment nicht nach einem Problem an. Allerdings kommt es dadruch häufiger vor, dass die Fachabteilung weitere Änderungen an den Business Cases vornimmt und vergisst das Entwicklungsteam darüber zu informieren. Dadurch werden bestimmte Anforderungen von der Fachabteilung softwaretechnische nicht umgesetzt, da das Entwicklungsteam von den Änderungen keine Kenntnisse besitzt. Es wird daher auf unterschiedlichen Versionsständen entwickelt.

Ein weiteres Problem besteht in dem Deployment der Anwendungen in Richtung des Kunden. Der Prozess von dem vorab Test der Anwendung, über den Build bis hin zur eigentlichen Auslieferung dauert (inkl. Automatisierung) bis zu einer Stunde. Hinzu kommt, dass für die Java Clients und die Web Applikation zwar auf den selben Programmcode zurückgegriffen wird, auf Grund des Swing Übersetzers jedoch immer wieder manuelle anpassungen vorgenommen werden müssen.

Darüber hinaus sind lokale Java Anwendungen nicht mehr zeitgemäß und Web Applikationen werden die Zukunft bestimmen.

Ein weiteres Problem besteht mit dem internen IT-Dienstleister, der das unternehmenseigene Rechenzentrum verwaltet und für die Bereitstellung der für das Projekt benötigten Produktivsysteme und Testsysteme verantwortlich ist. Die genauen Probleme bestehen hier in den Kosten sowie der langsamen Bereitstellung der Server und der Wartung.

Ein möglicher Lösungsansatz

Der Lösungsansatz is sehr generisch und kann im Prinzip von jedem Unternehmen, das noch klassisch Software entwickelt adaptiert werden.

Die Problematik mit dem Repository kann bspw. durch die Nutzung einer SaaS Cloud Office Suite wie z.B. Google Apps oder Office 365 gelöst werden. Abgesehen von der tatsächlichen Umsetzung muss aber zunächst bei allen Beteiligten erkannt werden, dass ein zentraler Ansatz, also ein gemeinsames Repository für die Fachabteilung als auch für das Entwicklungsteam notwendig ist, um in Zukunft auf denselben Versionsständen zu arbeiten.

Für das Deployment bzw. der gesamten Anwendungsentwicklung sollte ein vollständig neuer Ansatz verfolgt werden. Was hier benötigt wird, ist eine Cloud Developement Platform. Auf dieser wird zugleich auf Basis von PaaS die Software entwickelt, um im Anschluss den Kunden mittels SaaS die Software bereitszustellen.

Zudem haben beide Lösungsansätze (Cloud Repository, Cloud Developement Platform) den Vorteil, dass damit ebenfalls die verteilte Entwicklung von Software von unterschiedlichen Standorten aus sehr bequem und flexibel stattfinden kann.

Ausgehend davon, dass sich das Unternehmen für den Einsatz einer eigenen Private Cloud entscheidet, würde der Einsatz einer internen Hybrid Cloud am meisten Sinn machen. Eine interne Hybrid Cloud deswegen, da für die Softwareentwicklung sowie dem Dokumenten- und Informationsaustausch eine Private Cloud benötigt wird und für die Bereitstellung der Software per SaaS nur eine Public Cloud mit öffentlichen Zugriff eingesetzt werden sollte. Für diesen Fall kann sich der interne IT-Dienstleister ebenfalls überlegen, eine externe Entwicklungsplattform auf Basis von PaaS öffentlich anzubieten, um damit seine Infrastruktur besser auszulasten.

Der interne IT-Dienstleister kann natürlich auch umgangen werden und das Projekt bzw. das Unternehmen bedient sich direkt bei einem Cloud Anbieter. In diesem Fall ist es aber zunächst selbst für das Deployment der Serversysteme zuständig.

Fazit

Bei diesem Beispiel handelt es sich tatsächlich um ein echtes Fallbeispiel aus der Praxis. Wie man sieht, ist der Umstieg von der klassischen Softwareentwicklung hin zum Deployment von SaaS Anwendungen nicht trivial und mit vielen Hürden verbunden. Hier sind ganz neue Ansätze gefragt, die viele Bereiche eines Unternehmens und zwischen Unternehmen beeinflussen. Es handelt sich hier nur um einen möglichen, nicht bis ins Detail betrachteten, Lösungsansatz. Ein Vollständiger (inkl. exakter Problembeschreibung und Lösung) würde ohne weiteres ein Buch füllen.

Was hier allerdings sehr deutlich wird ist, dass sich ein Unternehmen in diesem Fall verändern muss. Alle Beteiligten müssen daran mitwirken und das Unternehmen muss im Prinzip um 180° gedreht werden. Denn die Art wie Software entwickelt wird hat sich verändert, was auch Auswirkungen auf den gesamten Softwareentwicklungsprozess hat. Dabei sollte niemals vergessen werden, dass es sich um keine triviale Aufgabe handelt, eine Software verteilt, skalierbar, hochverfügbar, usw. zu entwickeln.

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Management

Cloud Computing ist die Chance für Unternehmen ihre Insellösungen aufzuräumen

Es gibt viele Anwendungsbereiche, mit denen Cloud Computing einem Unternehmen helfen kann agiler, effizienter, kostentransparenter usw. zu arbeiten und sich gegenüber dem Mitbewerb den einen oder anderen Vorteil zu verschaffen. Dafür stehen mit Cloud Services à la SaaS, PaaS und IaaS bereits viele interessante Lösungen bereit.

Für die reinen Cloud Computing Nutzer muss daher zunächst exakt evaluiert werden, wo Cloud Computing tatsächlich helfen kann. Heißt also sich einen Marktüberblick zu verschaffen und schauen: Was gibt es, was kann ich für mich gebrauchen und inwieweit ist der Service kompatible und integrierbar. Denn es gibt durchaus Bereiche, wo Cloud Computing keinen Sinn macht. Die gesamte Infrastruktur per IaaS in die Cloud zu verlagern kann so bereits das Ende bedeuten – nicht technischer, aber finanzieller Natur. Also, nicht alles macht Sinn, aber es gibt dennoch viele Bereiche wo Cloud Computing wirklich nützlich ist. Nehmen wir SaaS oder PaaS. Office Anwendungen und CRM Systeme werden von jedem Berater als erstes genannt. Logisch, ist auch einfach zu identifizieren und sehr naheliegend. 😉 PaaS Angebote sind ebenfalls sehr attraktiv. Speziell wenn bspw. mal kurz eine cloudfähige PHP oder Java Anwendung getestet werden soll oder ein Startup seine Ideen kostengünstig umsetzen möchte.

Schwieriger wird es allerdings, wenn mehr als nur Office und CRM in die Cloud bewegt werden sollen. Viele Unternehmen sind mit proprietären Eigenentwicklungen unterwegs die für die Cloud neu entwickelt werden müssen oder die einzelnen Systeme sind so ineinander integriert, dass der Aufwand einfach zu hoch wäre. Vielleicht haben an dieser Stelle genau die Unternehmen den entscheidenden Vorteil, die noch über eine große Anzahl von Insellösungen (einzelne Systeme die z.B. nicht kompatible zueinander sind) verfügen. Insellösungen sind von Beratern grundsätzlich verpönt und führen zu ein enormes Maß an Beratungsbedarf und $$$! 😉 Bitte nicht falsch verstehen! Ich bin ebenso der Ansicht, dass IT-Systeme nur dann harmonisch miteinander zusammenarbeiten, wenn die Schnittstellen klar definiert und eine vollständige Integration vorgenommen wurde.

Dennoch: Unternehmen mit Insellösungen haben es nun einfacher ein Einzelsystem dieser Insellösung gegen einen Cloud Service auszutauschen, um darüber sukzessive ein vollständig integriertes (Gesamt)-System von mehreren Cloud Services zu erhalten.