Google Apps wird immer beliebter bei Unternehmen und stellt für etablierte Anbieter und Lösungen wie Microsoft Office (365) einen ernstzunehmenden Mitbewerb dar. Bis auf hin und wieder ein paar Ankündigungen, wenn neue Funktionen verfügbar sind oder ein neuer großer Kunde an Land gezogen wurde, gibt es von Google allerdings nicht viele Informationen zum tatsächlichen Nutzungsverhalten von Google Apps. CloudLock, Anbieter von Audit Services für Google Apps und Google+ hat einmal genauer hingeschaut und in einem Zeitraum von einem Jahr anonymisierte Daten aus dem Backend gesammelt und analysiert. Dabei basieren die Zahlen auf den eigenen Kunden aus dem Mittelstand und Enterprise-Umfeld, die CloudLock nutzen, um Google Apps zu überwachen. Das Ziel bestand darin, herauszufinden, wie Unternehmen ihre Google Apps Domain tatsächlich nutzen.
CloudLocks sind während der Analyse vier Bereich beim Nutzungsverhalten aufgefallen.
Dokumente werden auf die altgewohnte Art und Weise erstellt
- Der durchschnittliche Nutzer erstellt, unabhängig davon ob er für ein Groß-Unternehmen oder den Mittelstand arbeitet, 84 Docs/Sites.
- Ein durchschnittliches Unternehmen, das Google Apps einsetzt, hat über 250.000 Docs/Sites in seiner Domain gespeichert.
- Mittelständische Unternehmen haben 4.000 Docs/Sites.
Das Interessante an dieser Statistik ist die Tatsache, das sie in etwa mit den Werten eines on-Premise Systems übereinstimmen. Das bedeutet, dass Unternehmen die Google Apps nutzen, trotz der neuen Plattform keine Probleme mit der Produktivität ihrer Mitarbeiter haben. Die Cloud-basierte Plattform scheint über eine intuitive Benutzeroberfläche und Funktionen für die Zusammenarbeit wie bspw. Google+ zu verfügen, welche die Mitarbeiter bei der Zusammenarbeit in Echtzeit gut unterstützt.
Das exponentielle Wachstum der Cloud
- Das prognostizierte durchschnittliche Wachstum von Docs/Sites pro Jahr beträgt für mittelständische Unternehmen den Faktor 10 und für Groß-Unternehmen den Faktor 4.
- Diese Wachstumsraten zeigen, dass durchschnittliche Mittelständler im Jahr 2013 ca. 35.000 Docs/Sites mehr haben werden als im Jahr 2012. Groß-Unternehmen werden ca. über 750.000 verfügen.
Es wird viel über die Zurückhaltung von Unternehmen bei der Cloud Nutzung gesprochen. Allerdings zeigen diese Daten, dass, sobald Unternehmen sich für die Cloud entschieden haben, voll aufspringen. Für Google sind das natürlich großartige Neuigkeiten, da es zeigt, dass die Nutzer in vollem Umfang von der Google Apps Plattform überzeigt sind und von ihr profitieren.
Achtung vor dem Benutzer
- Prozentsatz der Docs/Sites, die für „Jeden“ bestimmt sind: 5,5%
- Prozentsatz der Docs/Sites, die für „Öffentlich“ bestimmt sind: 0,25%
Das größte Sicherheitsproblem eines Google Apps Kunden besteht darin, dass sich die Plattform auf den Nutzer verlässt, um die entsprechenden Berechtigungen und Sicherheitseinstellungen für Docs einzustellen. Das bedeutet, dass IT-Administratoren manuell alle Dateien eines Unternehmens überwachen bzw. anpassen müssen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt kategorisiert und geschützt sind. Dabei kann es sich, nach den Daten von CloudLocks, schon mal um ca. 1 Mio. Dateien nach dem ersten Jahr handeln. Daher können ungeschulte Nutzer diverse Sicherheitslöcher schaffen. Deshalb muss der folgende Punkt als äußerst kritisch betrachtet werden.
Die Google Apps Sicherheits-Einstellung „öffentlich“ bedeutet nämlich, dass auf die Informationen in Docs/Sites von jeder Person mit einem Internetanschluss und ein wenig technischem Hintergrund zugegriffen werden kann. Das tragische an dieser Stelle ist, dass die Analyse von CloudLocks zeigt, dass ein durchschnittliches Unternehmen in etwa 625 Dokumente besitzt, die jetzt zu diesem Zeitpunkt jedermann öffentlich finden kann. Ein falscher Harken eines Mitarbeiters kann somit unter Umständen katastrophale Folgen haben.
Die Bedeutung von externen Mitarbeitern
- Prozentsatz nach Außen freigegebener Dokumente: 2,5%
- Durchschnittliche Anzahl externer Mitarbeiter: 3.000
Die grenzüberschreitende Zusammenarbeit ist für Unternehmen heute wichtiger als jemals zuvor. Nutzer von Google Apps müssen daher vorsichtig sein und die Berechtigungen für bestimmte Docs/Sites nach dem Abschluss eines Projekts wieder ändern. Die Abhängigkeit von manuellen Prozessen macht es für externe Mitarbeiter sehr einfach auf kritische Informationen zuzugreifen, wenn diese nicht entsprechend geschützt werden.
Fazit
Trotz all der Zertifizierungen und Auszeichnungen für Googles Infrastruktur, hängt die Sicherheit hier weiterhin direkt mit der Fähigkeit und dem Kenntnisstand der Nutzer ab und ob diese die richtige Berechtigung setzen.
Mehr: Google Apps By The Numbers
