Google Apps ist die webbasierte Office & Collaboration Suite von Google. Sie umfasst in der kostenlosen Standard Edition und der Edition für Non-Profit Organisationen die Programme Mail, Kalender, Text & Tabellen, Sites, Talk und Kontakte. Die Premier- und Education Editionen verfügen zusätzlich noch über Video, Groups und APIs für Erweiterungen und die Integration in die eigene Infrastruktur sowie weitere Services von Partnern.
Dieser Artikel stellt zunächst die einzelnen oben genannten Programme jeweils kurz vor und vergleicht am Ende die kostenlose mit der kommerziellen Version.
Mail
Google Mail verfügt je nach Edition über einen Speicherplatz von 7 GByte bis 25 GByte. Die Ablage der E-Mails erfolgt nicht klassisch in einer Ordnerstruktur, stattdessen können Labels definiert werden mit der jede E-Mail beliebig getaggt werden kann.
Auch die Art der Verwaltung einer E-Mail Kommunikation ist anders als bei herkömmlichen E-Mail Clients. Werden bei Thunderbird, Outlook etc. für jede E-Mail die hin und her geschickt wird eine separate „physische“ E-Mail erstellt die dann im Posteingang und/oder Postausgang liegt, werden die E-Mails bei Google Mail in sogenannten Konversationen verwaltet. Dabei entsteht ein „Objekt“ an das jede E-Mail die zu dieser Konversation (Betreff) gehört angehängt wird. Jede Benutzer der an dieser Konversation teilnimmt, erhält zur Unterscheidung eine andere Farbe.
Die Technologie des Spamfilter halte ich für einzigartig. Ich nutze Google Apps nun seit mehreren Jahren und hab in der Zeit nicht eine Spam E-Mail im Posteingang gefunden, dafür ist der Spamordner immer randvoll! Auch die Suche nach E-Mails oder Inhalten von E-Mails funktioniert sehr gut, da merkt man gut, welchen Kernbereich Google normalerweise abdeckt.
Der verschlüsselte Zugriff auf die Postfächer kann lokal von jedem Benutzer oder global über die Managementkonsole festgelegt werden. Seit kurzem ist allerdings nur noch der SSL-Zugriff möglich. Der mobile Zugriff auf Google Mail ist ebenfalls möglich. dazu sind Anwendungen für Android, iPhone, Blackberry und weitere Smartphones wie z.B. Nokia vorhanden. Migrationstools erlauben zusätzlich das Importieren von E-Mail Konten aus anderen Systemen wie Microsoft Exchange oder Lotus Notes.
Google Mail verfügt weiterhin über ein integriertes Messaging System, welches ich weiter unten für die Anwendung Talk beschreibe.
Kalender
Der Google Kalender ist vollständig mit Google Mail verknüpft. Nachdem ein Eintrag erstellt wurde, können Freunde/ Bekannte oder Mitarbeiter darüber direkt per E-Mail informiert bzw. eingeladen werden. Weiterhin können die eigenen Kalender lesend und/oder schreibend anderen Personen freigegeben werde, um ihnen den Zugriff darauf zu gewähren. Dadurch haben Kollegen z.B. die Möglichkeit die Termine eines anderen Kollegen in ihrem Kalender zu sehen und ggf. sogar zu bearbeiten.
Google Kalender ist ebenfalls mit Google Sites verknüpft, damit kann ein Kalender(eintrag) auf einer Webseite veröffentlicht werden. Kalender können darüber hinaus – z.B. für Veranstaltungen – grundsätzlich öffentlich verfügbar gemacht und in Googles Kalendergallerie aufgenommen werden.
Der mobile Zugriff ist ebenso wie bei Google Mail möglich. Zusätzlich können Kalenderbenachrichtigungen per SMS verschickt werden.
Text & Tabellen
Text & Tabellen ermöglicht das gemeinsame Bearbeiten (inkl. Versionierung) von Dateien in Echtzeit. Das beschränkt sich entweder nur auf die Benutzer in der eigenen Domain, aber auch externe Partner und Kunden können darauf den Zugriff erhalten und aktiv mitarbeiten.
Die erarbeiteten Dokumente, Tabellen und Präsentationen können anschließend z.B. auf den Webseiten von Google Sites oder im Intranet eingebettet werden. Päsentationen können über das Internet abgehalten werden, ohne dass sich die Zielgruppe am selben Ort befindet, die benötigt nur einen Browser mit aktiver Internetverbindung.
Text & Tabellen bietet bereits vorgefertigte Vorlagen für Formulare, z.B. für Umfragen oder Registrierungen die auf Webseiten verfügbar gemacht, per E-Mail verschickt oder in Dokumente eingebunden werden. Die eingegeben Daten werden dabei automatisch in einer verknüpften Tabelle gespeichert. Darüber hinaus existieren Vorlagen für Geschäftsdokumente, Visitenkarten, Briefköpfe, Zeiterfassungsformulare etc., die ebenfalls in vorhandene Dokumente integriert werden können.
Texte & Tabellen unterstützt und kann folgende Dateiformate importieren und exportieren: DOC, XLS, CSV, PPT, TXT, HTML, PDF.
Der mobile Zugriff mit Android, Blackberry oder iPhone ist ebenfalls möglich.
Sites
Mit Google Sites kann jede beliebige Art von Webseite erstellt werden, wie z.B. Seiten für das Intranet in einem Unternehmen, für Teams, Projekte, Abteilungen, Schulungen oder Wikis. Der Zugriff ist per se nur für Leute innerhalb der Domain erlaubt. Die Seiten können aber für externe Partner, Kunden ider Lieferanten zugänglich gemacht werden.
Innerhalb eine Google Sites Webseite können unterschiedliche Arten von Inhalten eingebettet werden. Dazu gehören Textdokumente, Tabellen, Präsentationen, Videos, Formulare oder Photos. Darüber hinaus ist die Google Suchfunktion vorab in jeder Site integriert, wodurch der gesamte Inhalt indiziert ist und schnell gefunden werden kann.
Talk
Google Talk ist in zwei Varianten verfügbar. Die erste ist die klassische Software, die auf dem PC installiert und von dort genutzt wird. Damit stehen auf dem PC Chat-, Sprach- und Videofunktionen zur Verfügung.
Die zweite Variante ist eine integrierte Instant Messaging Funktion innerhalb von Google Mail, mit der direkt eine Verbindung mit den Kontakten im eigenen Addressbuch oder per Mausklick auf den Absender einer E-Mail hergestellt werden kann. Vorausgesetzt, der Kontakt verfügt über ein Google-Talk Konto bzw. einen ICQ/AIM Account. Über ein zusätzliches Plugin kann das Instant Messaging um Voice- und Video-Chat Funktionen erweitert werden. Der Chat-Verlauf innerhalb von Google Mail kann dabei in einem Chat-Protokoll für jede einzelne Sitzung (pro Tag) aufgezeichnet werden. Das Protokoll wird nach dem Beenden der Sitzung wie eine E-Mail im Archiv abgelegt.
Ist man im Besitz eines Android Smartphones, kann die Chat-Funktion von Google Talk auch unterwegs genutzt werden.
Kontakte
Google Kontakte ist keine Anwendung im eigentlichen Sinne. Vielmehr hat man damit die Möglichkeit seine Kontakte in einem separaten „großen“ Fenster zu verwalten. Normalerweise erreicht man die Kontakte in Google Mail über den Button „Kontakte“ auf der linken Seite. Dabei werden die Kontakte dann in dem Bereich angezeigt, wo sonst die E-Mail Konversationen aufgelistet werden. Das kann auf Geräten, wie z.B. Netbooks ziemlich eng werden, wodurch das Auslagern in ein weiteres Fenster wesentlich komfortabler ist.
Managementkonsole
Mit der Managementkonsole wird der gesamte Google Apps Account verwaltet. Hier werden die hier beschriebenen Anwendungen aktiviert oder deaktiviert, weitere Benutzer hinzugefügt, E-Mail Adressen Benutzern zugeordnet, Benutzergruppen verwaltet, das Layout bestimmt und alle weiteren Einstellungen rund um die Domain vorgenommen.
Groups (Premium)
Mit Google Groups können Online Communities erstellt werden. Das Erstellen beschränkt sich nicht nur auf den Administrator, sondern gilt für alle Mitglieder einer Google Apps Domain. Die Google Groups sind in der Premier sowie in der Education Edition enthalten.
Mit Google Groups können Text & Tabellen, Kalender, Sites und Videos für eine gesamte Gruppe anstatt einer einzelnen Person freigegeben werden. Die Gruppenzugehörigkeit und damit die Sichtbarkeit der Inhalte steuert der Besitzer der jeweiligen Gruppe.
Die Gruppenmitglieder können selber bestimmen wie und wie oft sie über Neuigkeiten innerhalb einer Gruppe informiert werden wollen. Dazu haben sie die Auswahl zwischen einzelnen E-Mails, täglichen Zusammenfassungen oder keine Benachrichtigungen.
Video (Premium)
Mit Google Videos können Unternehmensinhalte visuell intern oder extern verfügbar gemacht werden. Die Videos können ebenfalls in Google Sites oder ein beliebigen Webseite integriert werden. Benutzer haben die Möglichkeit die einzelnen Videos zu bewerten, Kommentare hinzuzufügen oder zu taggen, um sie damit leichter wiederzufinden. Durch die zentrale Verwaltung können Administratoren alle Videoinhalte von einer Stelle aus verwalten.
Vergleich Standard vs. Premium
Wie der oberen Graphik zu entnehmen ist, verfügt die Premium Edition gegenüber der Standard Edition über mehr Funktionen. Weitere Unterschiede sind:
- Telefonsupport rund um die Uhr (24/7)
- SLA für eine 99,9-prozentige Verfügbarkeitsgarantie
- 25 GB Speicherplatz pro Mitarbeiter
- Single Sign-On, SSL, Viren- und Spamschutz von Postini
- Einbinden von Google Apps die eigene bestehende IT-Infrastruktur
- Konferenzraumbelegung, private Videofreigabe, BlackBerry- und Microsoft Outlook-Kompatibilität
Wer nutzt bereits Google Apps?
Eine Viehlzahl von Unternehmen, darunter z.B. General Electric und Twitter nutzen Google Apps. Hier ist eine Liste ausgewählter Unternehmen die Google Apps produktiv einsetzen.
Preise:
- Standard Edition: kostenlos
- Education Edition: kostenlos
- Non-Profit Organisation: kostenlos
- Premier Edition*: 40 EUR pro Benutzerkonto pro Jahr
* die „Premier Edition“ heißt in Deutschland „Professional Edition“
Versionen
Quelle
Google Apps
